Những câu hỏi liên quan đến hóa đơn theo thông tư 78

Rất nhiều thắc mắc liên quan đến quy định về hóa đơn điện tử trong Thông tư 78. Để giúp bạn hiểu rõ hơn đối với vấn đề này, Tư Vấn Sài Gòn sẽ giải đáp một số thông tin thắc mắc phổ biến dưới đây. Bạn có thể tham khảo để thực hiện đúng quy định thông tư ban hành một cách chính xác nhất.

- Câu hỏi 1: Trường hợp phải lập hóa đơn thay thế thì công ty chúng tôi có nhất thiết phải lập theo mẫu 04/SS-HĐĐT để gửi lên cơ quan Thuế không?
   Trả lời: Việc lập hóa đơn thay thế để xử lý khi hóa đơn có vấn đề sai sót thì theo quy định được ban hành tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp không cần phải lập mẫu hóa đơn 04/SS-HĐĐT.

- Câu hỏi 2: Khi sai sót ở hóa đơn điện tử đã lập, người bán tiến hành thông báo lên cơ quan Thuế về vấn đề này. Sau khi cơ quan Thuế duyệt thì người bán có thể cập nhật lại những nội dung điều chỉnh trên hóa đơn có sai sót đó hay không? Hoặc trường hợp trên TB 04 cho hóa đơn này có cả nội dung đúng và nội dung điều chỉnh để cho người mua có thể biết được người mua đang gửi đến họ TB 04 của hóa đơn nào hay không?

  Trả lời: Nếu hóa đơn đã được cơ quan thuế cập nhật việc sai sốt theo mẫu 04/SS-HĐĐT thì người mua không được can thiệp, điều chỉnh nội dung trên đó. Bởi vì hóa đơn này đã được cơ quan Thuế ký số. Để người bán và cả người mua nếu muốn biết được thông tin hóa đơn điều chỉnh có thể tra cứu trên Cổng thông tin điện tử tại Tổng Cục Thuế. 
Nếu trường hợp người bán muốn thay đổi nội dung một cách trực tiếp ở trên hóa đơn đã được cơ quan thuế cập nhật thì cần phải tiến hành lập hóa đơn thay thế. Thông tin điều chỉnh trên hóa đơn này sẽ được thực hiện theo các quy định ban hành tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ở điểm b1 thuộc khoản 2 Điều 19.

- Câu hỏi 3: Trường hợp không mua hàng nhưng vẫn nhận được HĐĐT gửi đến thì đơn vị cần xử lý HĐĐT này như thế nào?

  Trả lời: Trong trường hợp này, người nộp thuế nên thông báo đến cơ quan Thuế để được hỗ trợ rà soát thông tin. Từ đó mới có thể tiến hành xử lý hành vi gian lận đối với người bán hàng.

- Câu hỏi 4: Công ty chúng tôi có HĐĐT đầu vào với đầy đủ mã đã nhận, đã kiểm và kê khai của cơ quan Thuế. Nhưng thời gian sau khi kiểm tra lại thì thấy hóa đơn đã bị bên bán tự ý hủy mà công ty không nhận được bất cứ thông báo nào từ bên bán. Trường hợp này công ty chúng tôi phải xử lý như thế nào?

  Trả lời: Vấn đề này được giải quyết theo trách nhiệm dân sự giữa các bên liên quan. Công ty cần liên hệ đến bên bán hàng để làm rõ nguyên nhân hóa đơn bị hủy. Nếu việc giao dịch, mua bán hoàn toàn có thật mà bên bán tự ý hủy hóa đơn là không đúng với quy định. Khi đó, hai bên sẽ tiến hành giải quyết theo quy định của Luật dân sự.

- Câu hỏi 5: Chúng tôi là người mua có nhận được hóa đơn từ người bán nhưng hóa đơn ghi ngày lập là 30/5/2022 nhưng ngày ký hóa đơn lại là 02/06/2022. Trường hợp này thì chúng tôi sẽ phải kê khai thuế dựa theo ngày lập HĐĐT hay ngày ký?

  Trả lời: Quy định được ban hành là HĐĐT được tính hợp pháp khi trên đó có đầy đủ các thông tin của người bán gửi tới cho người mua, bao gồm cả ký số. Vì vậy, người mua khi kê khai thuế sẽ kê khai theo thời gian được ký số trên HĐĐT.

- Câu hỏi 6: Tôi kinh doanh về dịch vụ ăn uống. Như vậy, trên HĐĐT tôi chỉ cần ghi ngắn gọn là dịch vụ cung cấp cơm tiếp khách hay cần ghi đầy đủ các thông tin về món ăn trên HĐĐT?

  Trả lời: Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định, việc xác định dịch vụ, hàng hóa mà người bán ghi trong HĐĐT không nhất thiết phải liên kê rõ từng món. Trường hợp này sẽ được áp dụng nếu các món ăn không có sự liên quan tới việc xác định đối với nghĩa vụ thuế.

- Câu hỏi 7: Nếu người mua không lấy hóa đơn thì có nhất thiết bên bán phải gửi đến cho người mua hay không? Bên mua có cần phải gửi email cho bên bán không? Trường hợp người mua là cá nhân và không hoạt động kinh doanh nên không cần lấy HĐĐT thì trên HĐĐT bên bán có cần phải ghi thông tin của người mua  không hay trên HĐĐT chỉ cần ghi là người mua không cần lấy hóa đơn?

  Trả lời: Quy định ban hành việc người bán khi cung cấp dịch vụ, hàng hóa bắt buộc phải lập HĐĐT. Nhưng nếu người mua không cần lấy HĐĐT thì bên bán không cần phải có thông tin của bên mua. Tất nhiên là việc gửi HĐĐT cho bên mua cũng không cần thiết.  Ngoài ra, việc lấy thông tin email của bên mua để ghi trên HĐĐT không phải là thông tin mang tính bắt buộc. Điều này đã được nêu rõ tại Điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

- Câu hỏi 8: Công ty tôi hoạt động SXKD với lĩnh vực sản xuất phần mềm. Các sản phẩm được bán chủ yếu là cho khách lẻ và cung cấp qua các nền tảng TMĐT. Vì vậy, hầu hết khách lẻ đều không cần lấy HĐĐT. Vào ngày 24/3/2022, khi công ty chúng tôi làm thủ tục để thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh. Nhưng do một số lý do, chúng tôi vẫn tiến hành xuất HĐĐT theo địa chỉ kinh doanh cũ. Doanh nghiệp chúng tôi từ khi thành lập đến nay vẫn thực hiện xuất HĐĐT theo Thông tư 32/2021/TT-BTC. Ngày 14/4/2022, chúng tôi đã được cơ quan Thuế đồng ý việc dùng HĐĐT theo quy định ban hành trên Thông tư số 78/2021/TT-BTC. Đến ngày 18/4/2022, chúng tôi mới phát hiện trên hợp đồng gửi đến khách hàng có sai sót thông tin về địa chỉ của người bán. Đối với trường hợp này, chúng tôi phải làm thế nào? Cụ thể là các HĐĐT đã viết sai địa chỉ bên bán được lập theo Thông tư 32/2011/TT-BTC đã được kê khai trong kỳ Thuế Quý 1 và Quý 2 năm 2022 sẽ phải xử lý như thế nào?

  Trả lời: Đối với các trường hợp công ty lập HĐĐT theo Thông tư 32/2011/TT-BTC nhưng sai sót chỉ ở địa chỉ người bán mà các thông tin khác đúng thì vấn đề này không cần phải lo. Công ty không cần phải lập lại HĐĐT khác.
Nhưng trường hợp HĐĐT lập theo Nghị định 123 và Thông tư 78 mà có sai thông tin về mã số thuế của bên bán hay thông tin về số tiền thanh toán, tiền thuế hay thuế suất...thì công ty cần gửi mẫu 04/SS-HĐĐT tới cơ quan Thuế mà không phải lập lại HĐĐT.

- Câu hỏi 9: Chúng tôi là doanh nghiệp và đã áp dụng HĐĐT theo NĐ 123 và TT 78. Tuy nhiên, có 2 vấn đề mà chúng tôi băn khoăn cần được giải đáp. Thứ nhất là nếu người mua của chúng tôi là các đơn vị hành chính sự nghiệp, tức là đơn vị không sử dụng hóa đơn hay chỉ có hóa đơn bán hàng thì nếu trường hợp phía người mua trả lại hàng thì cần xử lý ra sao. Bởi trường hợp này người mua xuất hóa đơn bán hàng nhưng không có phần thuế GTGT thì bên bán là chúng tôi sẽ không được khấu trừ phần thuế này. Thứ hai là khi chúng tôi phát hành HĐĐT đã được cơ quan Thuế cấp mã.. Khi đó, phần mềm HĐĐT của chúng tôi sẽ tự động gửi hóa đơn tới email mà chúng tôi đã đăng ký trước đó cho các người mua. Trường hợp email đó là của chúng tôi thì hóa đơn đó có bị xem là chưa gửi thành công đến người mua không. Bởi sau khi kiểm tra lại tính chính xác trên HĐĐT thì chúng tôi là bên bán mới tiến hành gửi HĐĐT theo hình thức thủ công tới cho người mua.

  Trả lời: Theo quy định ban hành tại Khoản 1 thuộc Điều 4 và Khoản 1 thuộc Điều 9, Điều 19 của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, nếu bên mua là các đơn vị hành chính sự nghiệp và không có hóa đơn thì khi họ trả hàng lại, bên bán và bên mua cần phải có giấy tờ chứng minh đối với việc đã trả lại hàng. Sau đó, bên bán chỉ cần lập HĐĐT có thông tin điều chỉnh về việc giảm cho HĐĐT đã lập trước đó. Căn cứ thông tin này, bên bán sẽ kê khai việc giảm doanh số lên cơ quan Thuế để được giảm thuế GTGT đầu vào.
  Nếu bên mua có hóa đơn bán hàng thì khi hàng được trả lại, hai bên cần có giấy tờ để chứng minh vấn đề này. Tiếp theo, bên bán sẽ lập HĐĐT điều chỉnh giảm đối với hóa đơn đã được lập trước đó và được giảm thuế GTGT. Đối với vấn đề này sẽ được trả lời cụ thể như sau: Nghị định số 123/2020/NĐ-CP đã ban hành quy định cụ thể tại Điểm 3 thuộc Điều 17: các doanh nghiệp, tổ chức hay cá nhân kinh doanh hàng hóa, dịch vụ phải gửi HĐĐT có mã của cơ quan Thuế đến cho người mua. Hai bên sẽ tự thỏa thuận về phương thức gửi cũng như nhận đối với HĐĐT chỉ cần đảm bảo đúng theo quy định pháp luật ban hành về HĐĐT là được.
  Theo đó, việc người bán gửi HĐĐT tới người mua được xem là trách nhiệm của người bán và chỉ cần có sự thỏa thuận của hai bên.

- Câu hỏi 10: Vào tháng 5 và tháng 6, công ty tôi có hủy 3 HĐĐT theo mẫu 04 và được cơ quan Thuế chấp nhận. Tuy nhiên, khi chúng tôi tra cứu lại trên trang Hoadondientu thì thấy 3 HĐĐT này vẫn chưa được hủy. Trường hợp này chúng tôi phải xử lý thế nào?

  Trả lời: Đối với trường hợp công ty bạn có thể vẫn đang tồn tại một số vấn đề như sau: Do tất cả thông tin về HĐĐT được gửi tới cơ quan Thuế sẽ được lưu trữ tại hệ thống của cơ quan Thuế. Nếu người nộp thuế đã có thông báo đến cơ quan Thuế về việc hủy hóa đơn thì khi tra cứu sẽ thấy tình trạng hóa đơn là “hóa đơn đã bị hủy”. Bạn cần kiểm tra lại tình trạng của hóa đơn xem có đúng hay không.

- Câu hỏi 11: HĐĐT khi phát hành đã có mã của cơ quan thuế và chữ ký số của doanh nghiệp thì có bắt buộc thêm chữ ký số của Tổng cục thuế không? Bởi hiện nay, nhiều công ty nhận hóa đơn đầu vào có loại không có chữ ký số của Tổng cục Thuế nhưng có loại lại có.

  Trả lời: Quyết định số 1450/QĐ-TCT đã ban hành về việc định dạng các dữ liệu nghiệp vụ trên HĐĐT cũng như phương thức truyền và nhận với cơ quan thuế. Theo đó, HĐĐT gốc đạ có mã của cơ quan Thuế cấp ở định dạng file là xml thì trên HĐĐT sẽ có thêm chữ ký số được cơ quan Thuế cấp mã và gửi tới cho người nộp thuế. Nếu có trường hợp không có chữ ký số trên HĐĐT thì điều này có thể xuất phát từ chức năng hiển thị các thông tin trên hóa đơn mà công ty đó đang ứng dụng. Việc cần làm là công ty nên xem lại chức năng này.

  Trên đây là những thông tin mà Tư Vấn Sài Gòn giải đáp đối với vấn đề về HĐĐT được áp dụng theo Thông tư 78. Nếu bạn gặp bất cứ khó khăn nào trong quá trình hoàn tất thủ tục, giấy tờ về thuế, kế toán hãy đến với chúng tôi. Dịch vụ đảm bảo sẽ giúp bạn xử lý vấn đề chính xác, nhanh chóng nhất.